不動産会社の退去精算を生成AIで証拠付きにする方法

夕方五時を過ぎた。ひかり管理の事務所では、コピー機の低い音と、窓の外を走る車の音が重なっていた。美咲は机いっぱいに壁紙と床の写真を広げ、退去した部屋の紙のチェックリストを何度も見比べていた。

美咲は、入居者の名前と顔をよく覚えている担当者だった。電話にも丁寧に出るし、部屋の小さな変化にも気づく。それでも、今日の机の上では、几帳面な付箋さえ迷子になっていた。

内線電話が鳴った。

「美咲さん、先ほどの退去精算ですが、リビングの床の傷は、入居したときからあったものではありませんか」

入居者の声は、静かだった。けれど美咲の指は、紙の端で止まった。目の前には、床に細い傷が走る退去時の写真がある。そこには撮影日が残っていたが、傷の場所を示す部屋名や、入居時の状態までは写っていなかった。

「確認して、折り返します。少しだけお時間をください」

電話を置くと、美咲は共有フォルダを開いた。入居時の写真は、物件名と撮影月だけで分けられている。「A棟」「201号室」「新しい写真」といったフォルダが並び、同じ部屋の画像を見つけるまでに、何度も画面を行き来した。

退去時の写真は会社のスマートフォンの中にあった。契約書と特約は、背の高い紙のファイルに綴じられている。入居中に床を補修した記録は、担当者のメールに添付されたままだった。

「この傷は、入居前からあったのかしら。それとも、普通に暮らしてできたものなのかしら」

美咲は、ようやく見つけた入居時の写真を拡大した。床の全景には、窓から差す光とソファが写っている。けれど問題の場所は、ソファの脚に隠れていた。紙のチェックリストには「床、確認」とだけあり、傷の位置も大きさも書かれていない。

そのとき、奥の机から健太店長が顔を上げた。健太は急いで答えを出す人ではない。写真を一枚ずつ並べる美咲の横に来ると、紙のファイルをそっと机の端へ置いた。

「写真があるだけでは、説明できる精算記録にはならないよ」

「写真があれば、証拠になると思っていました」

「写真は大切だよ。でも、いつ、どの部屋の、どの部位を撮ったのかが分からないと、話がつながらない。入居時の状態、入居中の修繕、退去時の状態、契約の条件を、同じ場所の記録として並べる必要があるんだ」

健太は、白い付箋にゆっくり書いた。

「A棟・201号室・洋室1・壁クロス。これを共通の目印にする。写真も、修繕履歴も、見積書の行も、この目印で結ぶんだ」

美咲は、床の写真にも同じように書いた。全景と近景。撮影日と撮影者。傷の位置と状態。確認できなかったことまで、同じ部位に残す。そうすれば、写真の山は、ただの画像ではなく、順番のある記録になる。

健太は、机の上の契約書を開いた。付箋の貼られたページには、退去時の費用についての特約がある。

「まず契約内容を見る。国土交通省の『原状回復をめぐるトラブルとガイドライン』は、一般的な考え方を示すものだよ。契約に決められた内容があれば、まずそこを確認する。ただし、あいまいなときは、ガイドラインを参考にして話し合う」

「原状回復は、借りたときの新品に戻すことではないんですよね」

「そう。故意や過失、普通の使い方を超えた傷は借主の負担になることがある。でも、日焼けや家具の跡、通常の暮らしでできる損耗まで、何でも請求するわけではない。画びょうの小さな穴と、深いネジ穴では、見方も変わるんだ」

美咲は、別の写真を取り出した。壁紙には家具の後ろに薄い日焼けがあり、床にはテーブルの脚による浅いへこみがあった。どちらも退去時には目立っているが、それだけで借主の負担と決めることはできない。

「傷の種類だけでなく、どれくらい古い部材かも見るんですね」

「そうだね。借主の負担になる傷でも、経過年数を考えて負担割合を調整する場合がある。施工範囲も、部屋全体ではなく、できるだけ損傷部分を基本にする。そこはAIに任せきりにせず、契約と現場を見て人が判断しよう」

美咲は、机の隅に置かれたタブレットを見た。紙の契約書を読み取るAI-OCRは、画像の文字をデータに変える仕組みだ。写真と文章を一緒に扱える多モーダルLLMなら、傷の候補と記録のつながりを探す手助けもできる。

「生成AIに、写真と契約書をまとめて見てもらえば、探す時間は減らせそうです」

「うん。ただし、画面に出た答えを、そのまま請求してはいけない。AIには写真を整理してもらい、似た記録を見つけてもらう。経過年数や特約の意味を確認し、現況と負担と金額を分けて決めるのは、私たちの仕事だよ」

時計の針は、もう六時を回っていた。美咲は入居時、入居中、退去時、契約・特約の四つの欄をノートに作り、床の写真を一枚ずつ部位に結び始めた。まだ精算額は決まらない。それでも、入居者に何を見て、どの条件で判断したのかを説明する道筋が、机の上に少しずつ現れていた。

「明日の朝、この床の記録を最初から確認します。入居者の方にも、分かったことと分からないことを分けてお伝えします」

健太はうなずき、散らばった写真を同じ向きにそろえた。窓の外では、帰宅を急ぐ自転車のベルが鳴った。ひかり管理の机の上で、写真の山は、ようやく一つの部屋の記録になり始めていた。

退去精算書を送った翌朝、ひかり管理に一通の異議申立てが届いた。美咲が始業前の静かな事務所でメールを開くと、差出人の名前は、先月退去した涼子だった。窓の外では、細い雨がガラスを静かにぬらしていた。

「壁紙の張り替え費用について、根拠を見せてください」

メールには、そう書かれていた。

「入居したときから壁に薄い跡があったように思います。退去時の汚れが、私の負担になる理由を確認したいです」

続けて、床の補修費用にも触れていた。どの傷が入居時からあったのか。どの契約条項が費用に関係するのか。涼子は、写真と契約書を見ながら説明してほしいと求めていた。

美咲は、送付済みの精算書を画面に並べた。壁紙の張り替え費用と、床の補修費用が記載されている。金額を入力したときは、退去立会いの記憶と、現場から届いた写真を頼りにしていた。そのときは、必要な資料がそろっていると思っていた。

「まず、退去時の写真を見ましょう」

美咲は共有フォルダを開いた。壁の近景には、白い壁紙の中央に茶色い汚れが写っている。床の写真には、窓の近くに細い傷が見える。けれど、写真の名前は「洋室」「床」「壁」とだけ書かれていた。撮影した位置や、部屋のどの面なのかまでは分からない。

入居時の写真を探すと、別のフォルダが開いた。そこには、部屋全体を写した一枚だけが残っていた。壁は小さく、床は家具の影に隠れている。問題の場所が、入居時にどう見えていたのかは、はっきりしなかった。

「この写真では、もともとの跡かどうか言えないわね」

美咲は画面を拡大した。壁の端に、薄い線のようなものが見える気もする。だが、それは光の反射かもしれない。床の傷も、入居時の写真では確認できなかった。

そこへ健太店長が来た。美咲はメールを見せ、壁紙と床の写真を順番に説明した。健太はすぐに答えを出さず、机の上に紙の契約書を置いた。

「特約は、たしかこの部屋にあったよね」

「はい。退去時の清掃や、一定の補修について書かれています。ただ、壁の汚れや床の傷に、そのまま当てはまるのかは……」

美咲は契約書をめくった。特約の文章は見つかった。けれど、契約時にどこを説明したのかを示す記録は、すぐには出てこなかった。担当者の名前は分かっても、説明した内容や、涼子の確認方法までは残っていない。

健太は椅子を引き、写真と契約書を一枚ずつ横に並べた。

「私たちの記憶だけで、請求の理由を組み立てるのはやめよう」

美咲の手が止まった。退去立会いを担当した社員なら、壁の汚れを見た覚えがあると言っている。床についても、入居者の荷物を動かしたあとに見つかった傷だと話していた。けれど、その記憶は写真や記録と結び付いていなかった。

「国土交通省のガイドラインでは、原状回復は新品に戻すことではないんだ。通常の暮らしで生じる損耗は、原則として入居者の負担にはしない。故意や過失、手入れを怠ったことで広がった傷みは、別に考える」

健太は、難しい言葉をゆっくり言い直した。

「普通に暮らしてできる変化と、使い方や管理の仕方で生じた損傷を、同じ箱に入れてはいけないということですね」

「そう。契約の特約も大切だけれど、どの損傷に適用するのかが分からなければ、説明にはならない。ガイドラインも、個別の契約や使われ方を確認するための物差しだよ」

健太は、国土交通省の「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」を画面に表示した。美咲は、壁紙の日焼けや家具による軽いへこみのように、通常使用として扱われる例があることを読み直した。同じ壁でも、落書きや深い穴のように、使い方によって負担が変わる例もあった。

「写真を生成AIに見せて、請求額を出してもらう方法はどうでしょう」

美咲がそう言うと、健太は首を横に振った。

「写真から、汚れや傷の候補を探してもらうのはいい。でも、入居前からあったか、普通の生活でできたか、特約が本当に適用されるかは、写真一枚では決められない」

「AI-OCRで契約書を読ませて、特約を拾うことはできます。多モーダルLLMなら、写真と文章を一緒に整理できます」

「それでも、答えを請求書に直結させない。確認できたことと、確認できないことを分けて出してもらおう」

美咲は新しい表を開いた。左側に「確認できた事実」、中央に「まだ不明な点」、右側に「判断に使う契約と資料」と入力する。壁紙の欄には、退去時の汚れ、近景写真あり、入居時の場所は不明と記した。床の欄には、細い傷、入居時写真では確認不能、補修範囲の根拠を確認中と書いた。

その文字を見ていると、精算書の金額が急に軽く見えた。金額だけなら、すぐに送れる。けれど、涼子が求めているのは、金額の大小ではなく、そこへ至った道筋だった。

「涼子さんには、まず資料を確認していると返します。根拠がそろわない部分は、そろわないと伝えます」

美咲が言うと、健太は小さくうなずいた。

「うん。分からないものを、分かったふりで埋めない。それが今回の最初の精算だね」

美咲は返信画面を開いた。退去時の写真、入居時の記録、契約の特約、そして確認できていない点。ひとつずつ順番に書き始めると、雨音の向こうで、事務所の電話が鳴った。今度は、記録を探すための一日が始まった。

倉庫で古い入居時チェックリストを探していた美咲の前に、修繕担当の直人が現れた。直人は、入居時から退去精算までの記録を一枚につなぐ方法を示した。

夕方の倉庫には、紙のにおいと、少し冷たい空気が残っていた。美咲は棚の奥から、黄色くなったファイルを一冊ずつ取り出していた。

「直人さん、この部屋の入居時写真を探しているんです。退去時の写真は見つかりました。でも、いつ、どこで撮ったものか、すぐには分からなくて」

直人は、作業用の手袋を外しながら、机の上の写真を見た。壁の近景、部屋全体の写真、床の傷を写した写真が、ばらばらに並んでいる。

「写真だけでは、傷の話が途中で切れてしまうんだ。写真に、撮影日時と撮影した人、部屋の位置を足そう。それから契約条項、修繕の記録、見積の行も、同じ場所につなぐんだよ」

「同じ場所、というのは？」

「たとえば『A棟・201号室・洋室1・壁クロス』だよ。これを共通の番号にする。入居時の写真も、退去時の写真も、修繕履歴も、見積も、この番号で探せるようにするんだ」

直人は古いチェックリストの余白に、四角い枠を描いた。その中に、対象箇所、入居時の状態、退去時の状態、契約上の根拠、確認できない点、と順番に書いていく。

「この一枚を、証拠カードと呼ぼう。カードを見れば、何が分かっていて、何がまだ分からないかが見える。写真をたくさん集めるだけでなく、ひとつの判断に必要な証拠をまとめるんだ」

美咲は、涼子から届いた異議申立てを思い出した。壁紙の写真はあっても、入居前からあった傷か、暮らしの中で生まれた傷かを説明できなかった。

「でも、写真をAIに見せれば、請求できるかどうかまで分かるのでしょうか」

「そこは任せすぎないことだね」

直人は机の端に置いたタブレットを開いた。画面には、国土交通省の『原状回復をめぐるトラブルとガイドライン』が表示されていた。

「原状回復は、部屋を新品に戻すことではないんだ。普通に暮らしてできる傷みや、時間がたって古くなる変化は、原則として貸主側の負担になる。借りた人の故意や不注意、管理不足、普通の使い方を超えた傷みは、借主負担を検討するんだよ」

直人は、壁紙の日焼けや家具を置いた跡を指でなぞった。

「壁紙の日焼けや、家具による軽い床のへこみは、普通に暮らして起きることがある。一方で、深いネジ穴や子どもの落書き、たばこのヤニや臭いは、使い方による損傷として考えることがある。ただし、写真だけで決めず、契約や現場の状態も一緒に見るんだ」

「AやBに分ける方法もある、と書いてあります」

「うん。Aは、普通に使っても起きるもの。Bは、使い方によって起きるものだよ。普通の傷みだけれど、掃除や管理を怠って広がった場合は、AとBが重なることもある。名前を付けると整理しやすいけれど、最後の判断は人がするんだ」

直人は、古いチェックリストの裏に、もう一つ小さな欄を作った。そこには「ガイドライン上の整理」「経過年数」「担当者の確認」と書かれている。

「経過年数も大事だよ。借主の負担になる傷でも、古くなった分まで新品のように請求するわけではない。クロスのように年数を考える部材もあれば、部分補修を基本にする床材のように、一律には考えにくいものもあるからね」

美咲は、AI-OCRで紙の契約書を読み取り、生成AIで写真を整理する場面を思い浮かべた。多模態LLMなら、写真と文章を一緒に扱えるかもしれないが、それでも答えを鵜呑みにはできない。

「AIには、写真や契約書を結び付けてもらう。傷の候補を拾ってもらう。でも、経過年数や特約を確認して、請求するかどうかを決めるのは私たち、ということですね」

「その通り。AIが『請求できます』と言ったからではなく、『この写真と、この契約条項と、この修繕履歴を見て、人がこう判断しました』と言える形にするんだ」

直人は、証拠カードに「確認できない点」という欄を残した。入居時写真が見つからない場合や、撮影位置が分からない場合も、空白のまま隠さず記録するためだった。

「分からないことを、分かったふりで埋めないんですね」

「そう。現況の確認、負担区分の判断、請求金額への同意も、別々に残す。入居者に説明するとき、その順番が見えれば、話し合いも落ち着きやすいからね」

美咲は、カードの一番下にある「担当者の承認」という文字を見つめた。これまでの精算は、最後に金額だけが残り、その前に何を見て決めたのかが見えにくかった。

倉庫の小さな窓から、夕日の色が差し込んだ。美咲は、古いチェックリストの空いた欄に、新しい見出しを書き足した。

「証拠カードを、まず一件作ってみます。涼子さんの壁紙から始めます。写真、契約書、経過年数、見積を同じ部位につないで、確認できないところも正直に残します」

直人は静かにうなずいた。

「それなら、AIを使っても、人の判断が消えない。むしろ、判断の道筋が見えるようになるよ」

美咲はファイルを抱え直した。探すだけだった記録が、説明するための一枚に変わろうとしていた。机に戻る足取りは、倉庫へ来たときより少し軽くなっていた。

夕方の「ひかり管理」では、一つの退去案件だけを使った小さな試行が始まった。美咲は、A棟・201号室・洋室1・壁クロスに、入居時の写真、退去時の写真と動画、契約書、修繕履歴を集めた。

「いきなり全部の部屋を変えるのではなく、まず一枚の証拠カードを最後まで作ってみよう」

健太店長は、共有フォルダの原本を動かさず、試行用の複製フォルダを作った。入居者の名前は案件IDに置き換え、元の写真と動画は削除しないことにした。直人は、部屋と部位を示す共通キーがあると、見積の行まで迷わずたどれると教えた。

美咲は紙の契約書と説明記録をAdobe ScanでPDFにした。そのPDFをAzure AI Document IntelligenceのAI-OCRに読み込ませ、条項や特約を文字に変えた。読み取った文章には、元のページ画像への参照も付けた。

「文字になったから安心、ではないのね」

「そうだよ。AI-OCRは、紙を探しやすくする道具だ。読みにくい文字を、読めたつもりで埋めることもある」

次に美咲は、入居時と退去時の写真、室内を歩いて撮った動画を、社内で許可されたAzure OpenAI Serviceの画像入力環境に渡した。写真と文章を一緒に読むマルチモーダルLLMに、確認の順番を一つずつ指示した。まず動画と写真から損傷候補を拾い、次に同じ壁の入居時と退去時を照合する流れだ。

画面には、退去時の壁に薄い灰色の筋があると表示された。AIは撮影日時の情報とファイル名を比べ、洋室1の窓側だと推定したが、位置の確かさは「中」とした。直人は動画の中の窓、エアコン、収納の並びを見て、実際にその壁であることを確かめた。

「AIが部屋の位置を候補にして、直人さんが現場の位置を承認する。役割が分かれているね」

その後、AIは契約条項と特約から、壁クロスに関係しそうな部分を抜き出した。さらに、国土交通省の原状回復をめぐるトラブルとガイドライン（再改訂版）を参照し、通常損耗に近いA、使い方による損傷に近いB、その両方が関わるA（＋B）の候補に整理した。

健太は画面を指でなぞった。原状回復は、借りた当時の新品に戻すことではない。契約内容が基本で、ガイドラインは判断を考えるための一般的な基準だと、ゆっくり言い直した。

「だから、AIに『請求できる』と決めさせない。契約、写真、経過年数、損傷の状態を見て、人が理由を確かめるんだ」

AIの結果は、三つの欄に分かれていた。「確認できたこと」には、退去時の壁に筋があり、入居時の同じ位置には目立つ筋がないことが表示された。「確認できないこと」には、壁全体の色の変化と、撮影時の照明条件が残った。「人が確認すること」には、汚れなのか傷なのか、施工範囲をどこまでにするかが並んだ。

ところが、近景写真を拡大した美咲は首をかしげた。灰色の筋は、壁の汚れではなく、窓ガラスに映った外の手すりだった。AIは「汚れの可能性」と出していたが、反射を損傷と断定してはいなかった。

「写真が足りないなら、結論を出さずに撮り直そう」

美咲は窓を背にして、壁の全景と近景を別々に撮った。照明を変え、斜めからも撮影し、スマートフォンに残った撮影日時と部屋番号を案件フォルダへ保存した。撮り直した写真では筋が消え、AIの候補も「反射の可能性が高い。請求判断は不可」に変わった。

もう一つのつまずきは、契約書の特約だった。AI-OCRは「退去時清掃費」の一部を「退去時壁紙費」と読み取り、壁紙の費用も借主負担と表示していた。美咲は赤い要確認の印を付け、原本の紙を健太の机へ持っていった。

健太は拡大鏡で該当箇所を見た。特約は清掃費について書かれており、壁紙交換まで一律に負担させる文面ではなかった。美咲は読み取り結果を修正し、修正前の文字列、原本のページ、修正した理由をカードに残した。

負担割合と修繕範囲の候補も、いったん保留になった。壁クロスの経過年数を示す交換履歴が見つからず、AIは「契約条項と年数の確認後に判断」と表示した。直人は修繕台帳を探し、健太は契約書とガイドラインの関係を確認してから、必要な範囲だけを候補に戻した。

最後に美咲は、証拠カードの下部を整えた。元の写真と動画、撮影日時、撮影者、部屋の位置、参照した契約条項、AIがそう考えた理由、AIが確認できなかった点、人が修正した箇所、見積内訳を一つにつないだ。現況の確認、負担区分の判断、金額への同意は、別々の欄に分けた。

「AIの判定」と「人の承認」が同じ欄にあると、あとで誰が決めたのか分からなくなるからね」

健太は承認者として名前を入れ、直人は現場位置を確認し、美咲は記録の抜けを点検した。画面には、壁の汚れを請求する記録ではなく、反射だったこと、特約の読み違いを直したこと、そしてまだ決められないことが、同じ証拠カードの中に並んだ。

その夜、美咲は次の案件用の撮影手順を、入居時のチェックリストにも加えた。全景、近景、部屋と部位、撮影日時を先にそろえておけば、退去時のAI照合は少しだけ迷わずに済む。小さな試行の画面には、便利さと同じ大きさで、確認する人の名前が残っていた。

涼子との再確認の席で、ひかり管理は損傷写真だけでなく、入居時の状態、契約条項、ガイドライン、計算過程を一つの画面に並べた。以前は机いっぱいの写真と紙のファイルを行き来していたが、今日は同じ部屋の記録が静かにそろっていた。

「まず、対象箇所から確認します」

美咲は画面を上から順に開いた。対象箇所、入居時写真、退去時写真、契約条項、損傷の分類、修繕範囲、計算根拠が、同じ部位の記録として並んでいる。写真の撮影日と説明記録も、部屋と部位を結ぶ共通の目印でつながっていた。

「この順番なら、何を見て判断したのか追えますね」

涼子の声に、前の面談のような硬さはなかった。

壁紙の一部では、退去時写真に変色と小さなめくれが映っていた。けれど入居時写真は角度が違い、その部分を十分に確認できない。AIは借主負担の候補を出していたが、入居前からの状態か、通常使用による変化かを切り分ける材料は足りなかった。

「ここは、借主負担として確定しないのですね」

「はい。確認できないことも、記録に残します」

美咲は画面の欄を「判断保留」に変えた。国土交通省の原状回復をめぐるトラブルとガイドラインでは、通常損耗や経年変化は原則として貸主側の負担とされる。原状回復は新品の状態に戻すことではなく、契約内容を確認しながら、通常の使用を超えた損耗を見極めるものだった。

一方、窓際の床には、別の記録が残っていた。入居時写真には見当たらなかった深い傷が、退去時の動画で確認できる。動画の撮影日と、入居時に説明した契約条項も、同じ部位のカードに添えられていた。

「こちらは、確認できた事実がはっきりしています」

涼子は画面を見つめた。美咲は、損傷の状態と契約上の根拠を読み上げたが、請求を急ぐような口調にはしなかった。

候補欄には、AI-OCRが読み取った契約条項と、画像と文字を一緒に読むマルチモーダルLLMの判定理由が表示されていた。ただし、候補はそのまま決定にはならない。健太は経過年数や特約の根拠を人が確認する欄を残し、AIの答えと承認を分けていた。

「AIが見つけた候補を、私たちが証拠と照らして決めます」

健太はそう言って、修繕範囲の欄を指した。床の傷だけを補修する内容になっているか、傷のない場所まで工事に含まれていないかを、静かに確認した。

現場を担当した直人も、補修内容の写真を開いた。見積書の行と現場の状態を照らし合わせると、画面に残った修繕範囲と実際の作業が同じだと分かった。

「この範囲なら、傷の部分に絞れています」

美咲は計算根拠を開いた。対象箇所、修繕単価、施工範囲、経過年数の確認結果が順に並び、どの項目から精算額が組み立てられたかが見える。経過年数や特約はAIに自動確定させず、契約書と記録を見た健太の承認を添えていた。

精算結果では、通常使用や経年変化に当たる壁紙の部分を貸主負担として扱った。借主負担とする床の傷には、損傷の状態、契約上の根拠、必要な修繕範囲、計算過程が添えられている。現況の確認、負担区分の判断、金額への同意は、それぞれ別の記録として保存された。

「どの部分が確認済みで、どこが判断保留なのか分かります」

涼子がそう言うと、健太は小さくうなずいた。請求額を大きく見せるための画面ではない。双方が同じ写真と説明記録を見て、同じ箇所を確認するための画面だった。

以前なら、入居時写真を探すために共有フォルダを開き、退去時動画をスマートフォンから送り、契約書の紙をめくり直していた。そのたびに説明は最初からやり直しになり、曖昧な言葉が押し問答を生んだ。

この日は、涼子から同じ質問が繰り返されなかった。美咲の指が画面を移るたび、写真と契約書と計算の線が一本につながった。帰り際の涼子の表情には、納得を急がずに確認できた人の、静かな安心が浮かんでいた。

「次に何か分かったら、判断保留のままでも知らせてください」

「はい。確定していないことも、きちんと共有します」

夕方の机には、もう写真の山はなかった。証拠カードの画面だけが明るく残り、ひかり管理の人たちは、説明できる記録を手元に置いて席を立った。

退去精算の面談からしばらくたった朝、ひかり管理の事務所では、新しい入居者を迎える準備が進んでいた。美咲はタブレットでチェックリストを開き、立会いで撮った部屋ごとの写真と動画を登録していた。画面には、部屋の位置、設備の状態、撮影日時、撮影者の名前が静かに並んでいた。

「玄関の全景は入りました。次は、床の近景ですね」

現場では、玄関から順に部屋をまわった。壁、床、窓、給湯器などを全景と近景で撮り、傷の有無だけでなく、確認できなかった場所も残した。新しい入居者が「ここは前からこの状態です」と話したときは、その言葉と確認した時刻も、写真のそばに記録した。

美咲は写真を、物件、住戸、部屋、部位の名前で結んだ。入居時の状態、入居中の修繕や交換、退去時の状態、契約書と特約が、同じ部位をたどって見つかるようになっている。前は共有フォルダと紙のファイルを行き来したが、今は写真の横に、必要な説明記録まで表示された。

紙で受け取った契約書は、AI-OCRで文字を読み取ってから、美咲が原本と照らし合わせた。写真と文字を一緒に扱う多模態LLMは、撮影日の抜けや、近景だけで全景のない部位を見つけて、画面の端にそっと知らせた。けれど、空いた欄を想像で埋めることはしなかった。

「AIは、記録の抜けを見つけてくれる。でも、記録そのものを作るのは、現場にいる私たちだね」

健太は、退去精算の案件で使った画面を思い出した。退去時の写真だけでなく、入居時の状態が残っていれば、いつ、どの部位に変化が起きたのかを落ち着いて確かめられる。原状回復は借りた当時の新品に戻すことではなく、契約の内容と実際の使われ方を見ながら、必要な範囲を考える仕事だった。

健太は契約書の特約を開き、その隣に、国土交通省の『原状回復をめぐるトラブルとガイドライン』を表示した。

「ガイドラインは大切な目安だよ。ただ、契約の内容や経過年数も確認しないといけない。AIが候補を出しても、負担の判断と説明を確定するのは担当者だ」

美咲は新しいチェックリストの最後を開いた。現況を確認したこと、撮影した写真を見たこと、説明を受けたことが、別々の欄に並んでいる。美咲が内容を読み上げると、入居者は画面を見て、ゆっくりとうなずいた。

「この内容で、確認しました」

美咲が登録ボタンを押すと、画面の端に「確認済み」と表示された。そこには、写真と動画、契約書、説明記録が、ひとつの部屋の記憶として並んでいた。

窓から朝の光が差し込み、机の上の紙を淡く照らした。かつて写真を探していた机には、もう記録が散らばっていない。新しい入居者を迎えた朝の静けさの中で、次の退去精算を支える証拠が、今日の確認からそっと積み重なっていた。