見積書の原価漏れに悩む工場が、生成AIの照合術で笑顔を取り戻すまで

朝の青葉設備で、佐伯美咲は見積書の送信を止めた。取引先の見積書と過去のExcel、ERPの購買履歴、PLMの部品情報を照らし合わせると、端子台の付属品と運賃が見積原価から抜けていた。

窓の外では、フォークリフトがゆっくり走っていた。見積室の机には、紙の見積書、赤い付箋、開きっぱなしのノートパソコンが並んでいる。美咲は三つの画面を行き来しながら、同じ部品を一つずつ探していた。

取引先の資料には、部品名が「端子台 20A」と書かれている。ERPでは「端子台-20A」だった。PLMでは「TB 20A」と略され、Excelの古い表には「端子台一式」とだけ残っていた。

「数量は合っている。でも、一式の中身が見えない……」

美咲は画面を拡大した。取引先の見積書には、端子台本体のほかに、固定金具と接続用の付属品が小さく記載されていた。別の行には、現場へ運ぶための運賃もあった。生成AIが作った見積書のたたき台には、その二つがなかった。

昨日、美咲は依頼文を生成AIに読み込ませた。工事場所、納期、数量、部品の仕様を抜き出し、過去の見積を参考にして下書きを作ってもらったのだ。文章はきれいだった。項目も整っていた。だからこそ、抜けた小さな行が見つけにくかった。

そのとき、調達担当の健太がファイルを抱えて入ってきた。紙の角が、朝の光を受けて白く光った。

「この端子台、前回より単価が上がっているよ。見積書のどこに入れた？」

美咲の指が止まった。見積書の画面には、端子台の行がある。けれど、単価の根拠を示す欄は空白だった。付属品と運賃をどの費目に入れたのかも、すぐには答えられない。

「えっと……部品費の中に入れたつもりで……」

「つもり？」

健太は責めるようには言わなかった。それでも、美咲の胸はきゅっと縮んだ。彼はERPを開き、購買履歴を指でたどった。

「本体はこの仕入先。でも固定金具は別発注だね。運賃も、前回は資材費ではなく現場経費に入っている」

美咲は古いExcelを開いた。シートの名前は「最終版」だった。その隣には「最終版2」と「最終確認済み」が並んでいる。どれが本当の最終版なのか、ファイル名だけではわからなかった。

PLMの部品情報では、固定金具が端子台の付属品として登録されている。一方、ERPでは別の品目コードで管理されている。名前は似ているのに、置かれた場所も、数える単位も違っていた。

「個」と書かれた資料もあれば、「箱」と書かれた資料もある。端子台は一台につき一個なのか、一箱で数えるのか。美咲は図面を開き、部品表を見て、また購買履歴へ戻った。

そこへ部長の森川が静かに入ってきた。机の上の赤い付箋を見て、すぐには声をかけなかった。美咲が説明を終えるまで、少し離れた椅子で待っていた。

「見積書は、できているように見えるね」

森川は画面を見つめた。

「でも、原価が一項目抜けるだけで、利益は消える。金額の大きさだけではなく、どこから来た数字かを説明できることが大事だよ」

美咲はうつむいた。生成AIに作ってもらった文章は、確かに早かった。だが、AIが参照した過去のExcelに運賃の記録がなく、PLMの付属品情報も見積書へ渡っていなかった。

「資料がばらばらだから、作るときに見えなくなるんです」

「そう。だから、いきなり答えを決める役をAIに任せてはいけない」

森川はホワイトボードに、ERP、PLM、Excelと順に書いた。

「まずは、資料を横に並べて、違いを見つける役をさせる。分析レイヤーというのは、判断の前に、資料を並べて違いを見つける目のことだよ」

健太が頷いた。

「単価だけじゃなく、数量、単位、付属品、運賃まで並べるんですね」

「そう。AIが金額を決めるのではなく、根拠のない行や、資料と違う行を知らせる。最後に確認するのは人だ」

美咲は送信前の見積書に戻った。端子台の行の下へ、付属品と運賃の欄を仮に追加する。横には、取引先の見積書、ERPの履歴、PLMの部品表のファイル名を書いた。

赤い付箋はまだ机に残っていた。それでも、さっきまでただ重なっていた資料が、少しずつ同じ表の上に並び始めた。美咲は新しい照合表の一行目に、ゆっくりと文字を入力した。

数週間後、青葉設備が受注した工事の請求書が届いた。美咲は見積書、発注書、納品書、請求書を机の上に並べた。紙の角がそろうほど、胸の奥に小さな不安が広がった。

「まず、部品の数を見ます」

美咲は見積書の端子台の行に指を置いた。数量は発注書と同じだった。けれど、納品書には取付金具と保護カバーが書かれているのに、見積書には本体の端子台しか載っていなかった。

「付属品が、見積書から抜けています」

隣で健太が請求書をめくった。単価は大きく違わないように見えたが、部品代の合計には付属品の分が足されていた。美咲が作った見積書には、数量の列はあっても、何がその数量に含まれるのかという内訳が足りなかった。

さらに、現場へ運ぶ費用も見当たらなかった。見積書には材料費と作業費が入っていたが、現場経費の欄は空白だった。交通費や仮置き場の費用まで抜けると、工事が終わったあとに利益が静かに薄くなる。

「美咲さん、請求台帳も開いてみて」

経理の千代が、共有フォルダから請求台帳を表示した。台帳には、すでに受け取った前払金の記録があった。ところが、今回の請求書にはその金額を差し引いた形跡がなく、請求累計と見積時点の金額も合っていなかった。

「前払金が控除されていないかもしれません。これでは、同じ分をもう一度請求することになります」

美咲は画面を見つめた。金額の合計だけなら、見積書と請求書は近い数字に見えた。だが、数量、単価、内訳、契約条件、前払金の控除まで順番に見ると、いくつもの小さな差が現れた。

部長が赤い付箋を手に、書類の端へ一枚ずつ貼っていった。端子台の欄には「内訳の欠落」、運賃の欄には「経費の漏れ」と書いた。請求台帳の横には「請求累計の不一致」と記した。

「差異は、同じ赤でも種類を分けよう。金額の差異、数量の差異、単価の差異。内訳の欠落、前払金控除の漏れ、請求累計の不一致だ」

美咲は赤い付箋を見比べた。どれも金額の問題に見えたが、原因はそれぞれ違っていた。数量が正しくても単価が違うことがあるし、単価が合っていても付属品が抜ければ原価はそろわない。

「見積書を作ることと、原価がそろっていることは別なんですね」

「そうだよ」と部長はうなずいた。「見積書は、まず下準備とたたき台を作る道具にできる。でも、最終金額をそのまま信じるのではなく、元の資料と照合して、人が確かめる必要がある」

千代は請求台帳の横に、新しい表を作った。左側に見積書の項目を置き、右側に発注書、納品書、請求書、契約条件を並べる表だった。差があれば、金額だけでなく、数量や単価、抜けた内訳の理由も書けるようにした。

「生成AIには、差を見つけるところを手伝ってもらえそうです。たとえば、見積書と納品書を比べて、数量は同じでも付属品がない、と知らせてもらうんです」

「ただし、計算を任せきりにはしないでね」と千代が言った。「AIが出した数字は、元の請求書と台帳で確認する。どの資料を見た結果なのかも残しておくの」

美咲は、机の端に積まれたExcelの一覧を見た。ERPには購買履歴があり、PLMには部品の情報がある。それぞれの名前や単位が少し違うため、同じ部品を同じものとして結びつける作業から始めなければならない。

「資料を一つに混ぜるのではなく、見積書の各行に根拠をつなぐんですね」

部長は新しい付箋を一枚、空白の表に貼った。そこには「根拠」とだけ書かれていた。美咲はその文字を見て、AIに答えを決めてもらうのではなく、見落としを知らせてもらう使い方なら、青葉設備でも始められる気がした。

「まずは、この工事の四つの書類で照合表を作ります。付属品、現場経費、前払金を確認して、次の見積から同じ手順を使ってみます」

赤い付箋の多い机は、まだ片づいていなかった。それでも美咲の手は、朝のように止まらなかった。新しい表の最初の行に、端子台の名前と、見積書に足りなかった部品の名前を書き始めた。

失敗の翌朝、美咲は、見積書の確認方法を変える小さな試行を任された。部長は、窓から差す朝の光を見ながら、静かに言った。まずは一つの案件だけで、生成AIを相棒にしてみることになった。

「最終金額をAIに決めさせるのではありません。人が確認しやすい材料を、先にそろえてもらいましょう」

健太はホワイトボードを引き寄せた。青いペンで、見積書、請求書、発注書と書き、その横に小さな矢印を並べた。線は少し曲がっていたが、流れはよく見えた。

「最初に、資料を専用フォルダーへ保存します。ファイル名は案件番号、書類の種類、日付の順です。紙はPDFにして、Adobe Acrobat ProのOCRで文字を読み取ります」

美咲は、昨日の紙束を一枚ずつ確認した。取引先から届いた見積書はPDFにし、請求書と発注書も同じ案件番号のフォルダーに入れた。個人情報や社外秘の情報を含む資料は、社内で利用を決めた範囲から出さないことも、部長が先に確認していた。

「次に、品目、数量、単価、金額、納期、契約条件を抜き出します。Microsoft Excelの一覧にして、ERPの購買履歴とPLMの部品情報をひもづけます。そのあと、過去の見積書や別の仕入先の見積書と照合するのです」

「最後は、差異と理由を一覧にして、人が確認して承認する。六つの段階ですね」

美咲が指で数えると、健太はうなずいた。ホワイトボードには、保存、OCR、抽出、照合、差異、承認という六つの言葉が並んだ。作業の順番が見えるだけで、机の上の紙が少し軽くなった気がした。

「AIが安い見積を選んでくれるの？」

「選ぶ前に、なぜ違うのかを見つけてもらうんです」

健太は、社内契約のChatGPT Enterpriseに読み込ませる指示文を開いた。複数サプライヤーの価格を比べ、過去単価からの乖離を示す。値上げの根拠や、同じ部品の重複発注、一括契約の候補も探す。さらに、納期、品質、価格の実績を過去の記録から確認するようにした。

「必須項目があるかどうかと、関連書類が一致しているかは、分けて判定させます。結果はTRUE、FALSE、要確認です。理由と、参照した資料名も一緒に出します」

美咲は、入力欄に「読めない文字は推測しない」と加えた。判断材料が足りないときも、空欄を埋めない。無理に答えず、要確認と表示するためだ。過去資料を検索してから回答するRAGの仕組みも使い、根拠の見える照合表にすることにした。

最初の試行で、すぐにつまずいた。古い請求書の画像が少し傾いていたため、OCRは端子台の型番「TB-14」を「TB-I4」と読み取った。数量の「1式」も「1台」と表示され、AIは型番と単位の不一致を、赤い要確認として返した。

「間違いを直して答えを出すのではなく、間違いを見つけて止まったんですね」

「それでいいんです。まず画像をまっすぐにして、もう一度読み取ります」

美咲は紙をスキャンし直した。文字のつぶれた部分を目で確認し、Excelの原資料欄に正しい型番と単位を記した。再処理すると、必須項目の有無はTRUEになったが、請求書と発注書の数量一致はFALSEのまま残った。

画面には、見積書が二つ並んでいた。一方は「端子台14P」、もう一方は「TB-14」と書かれている。AIは同じ部品かもしれないと黄色で印をつけたが、重複発注とは断定しなかった。

美咲はPLMを開き、部品番号を照らし合わせた。二つは同じ部品だったが、一つは予備品として別の発注番号にひもづいていた。黄色の印は、誤りではなく、確認すべき理由を示していた。

過去単価との比較では、今回の端子台が高く表示された。けれど、健太はすぐに値下げ交渉の欄へ進まなかった。仕入先の見積書に、材料費の改定と納期延長の記載があったからだ。

「AIは値上げが正しいとは決めません。前回との差と、差を説明する資料を並べるだけです。契約条件や最終金額は、私たちが決めます」

二人は、価格の差、納期の差、前払金控除の有無を一行ずつ確認した。発注書には前払金の条件があったが、請求書には控除欄がなかった。そこはFALSEとなり、理由には発注書のページ番号が添えられた。

画面の中央で、過去の見積書が古い日付から順に並んだ。見落としていた付属ブラケットの名前に、黄色い印がついた。見積書には別名で書かれ、PLMでは本体部品の下に登録されていた品目だった。

美咲は古いExcelを開き、付属ブラケットの単価を確認した。見積金額には入っていない。けれど、AIは金額を勝手に足さず、「見積書とPLMの構成が不一致。要確認」と表示していた。

「これなら、何を見て判断したかが残りますね」

部長がうなずき、承認欄に確認者の名前を入力した。要確認の行には、仕入先への問い合わせ内容と回答を追記することにした。美咲は、赤い付箋を一枚はがし、黄色の印が残る画面を見つめた。

その午後から、見積室の共有フォルダーには、資料、抽出表、差異一覧、承認記録が同じ順番で保存されるようになった。健太が新しい案件を開くと、美咲はもう三つの画面を行き来しなかった。まず差異一覧を開き、理由のある行から、原資料へ戻っていった。

それからしばらくして、青葉設備では新しい工事案件の見積照合が始まった。対象は、その案件に関係する見積書、購買履歴、PLMの部品情報、契約書、過去資料に絞った。美咲は、前章で作り直した手順を、画面の横に置いた。

以前なら、資料を一枚ずつめくり、赤い付箋を増やしていた。今は、OCRで読み取った見積書をExcelとERPの記録に重ね、RAG検索で過去の単価と根拠を呼び出している。AIは、単価の差、数量の不一致、原価欄に見当たらない項目を、元資料へのリンクと一緒に表示した。

「この差異は、まず何から見ればいい？」

健太が画面をのぞき込んだ。美咲は、差異の横に付いた小さな印を指で追った。品目コードが一致しないものには、金額の大小にかかわらず「要確認」と表示されている。

その中に、「制御盤用端子台」と「端子台 制御盤用」が並んでいた。以前のAIは、名前の順番が違うだけで別の商品として扱い、過去単価との差を異常として出していた。美咲は品目コードを確かめ、同じコードなら候補をまとめ、コードがなければ仕様書と現場の部品表へ戻るようにした。

「名前が似ているから同じ、ではないんだね」

「うん。AIが見つける差異と、会社が認める金額は別だよ」

千代の声は静かだった。AIは疑わしい場所を教えられるが、差額を確定する役目までは持たせない。その考え方は、生成AIを見積の下準備とたたき台にとどめ、人が根拠を確認する方法として、WEELの見積作成解説にも紹介されていた。

紙の見積書を読み込んだ画面では、別の印が点滅した。数量の数字が、八ではなく三と読まれていたのだ。読み取りの自信が低い箇所は、AIの推測を直すのではなく、原本の画像を開いて確認する手順に変えた。

美咲が原本を拡大すると、薄い鉛筆の線の奥から、数字の八が現れた。数量を直すと、AIが示した差額も消えた。画面の赤い表示は、間違いを責める印ではなく、人が先に見る場所を知らせる灯りに見えた。

さらに、過去の見積単価より高い端子台もあった。AIはこれも異常として示したが、PLMには仕様変更の記録があり、購買履歴には新しい型式が登録されていた。

「過去より高い。でも、同じ品物ではないんだね」

健太が仕様書をめくった。美咲は、仕様、単位、数量を別々に確認し、単価だけを見て判断しない欄を照合表に加えた。差額の理由には、仕様変更、読み取り誤り、品目コード不一致と、確認できた根拠を残した。

契約書の前払金については、見積書だけでは判断しなかった。契約条件と請求書を照らし、現場責任者が工事の進み方を確認してから、経理と調達が金額を承認する流れにした。AIが作った候補は、承認欄の手前で止まるように設定された。

「止める場所を作ると、かえって安心できるね」

千代は、照合表の最後の列を示した。そこには、差異を見つけたAI、根拠を確認した担当者、最終的に承認した経理・調達・現場責任者の名前が残る。

利用コストと処理量が膨らまないように、対象資料は案件単位に絞った。利用日、案件名、参照資料、入力トークン、出力トークンも業務別に記録した。トークンとは、AIに渡した文字量と、AIから返ってきた文字量を確認するための単位で、後から案件ごとの費用を確かめる手がかりになる。

今回の照合では、付属品の原価が見積内訳から抜けていた。AIは過去案件の原価欄と現場の部品表の違いを示し、美咲たちは根拠を確認して内訳に戻した。見積書は自動で承認されなかったが、確認すべき箇所の順番がはっきりし、資料を探す手は途中で止まらなくなった。

翌朝の見積室には、以前のような重たい沈黙がなかった。三つの画面を行き来していた美咲の机には、照合表と原本、そして確認済みの印が並んでいる。健太は赤い付箋を一枚はがし、千代は静かに画面を閉じた。

「これなら、次に何を見ればいいか分かるね」

美咲はうなずいた。AIに任せたのは、答えを決めることではない。見落としやすい場所を先に照らし、人が根拠をたどり、納得して金額を決めるための道を整えることだった。見積室に戻った笑顔は、大きな声ではなく、確認を終えた人たちの肩の力が抜けることで表れていた。

数か月後、青葉設備の見積室では、紙の束の代わりに照合結果の一覧がモニターに並んでいた。朝の光が画面を照らし、美咲は赤い付箋ではなく、黄色と青の確認印を見ていた。前よりも、部屋の空気は軽かった。

美咲は発注前の画面を開いた。端子台について、三つのサプライヤーの単価と納期が横に並んでいる。生成AIは、過去の見積より単価が高い品目に小さな印を付け、同じ品目が別の担当者から重複発注されている可能性も示していた。

「この赤い印は、買ってはいけないという意味ではないのね」

「うん。過去より高い理由や、納期の違いを見てください、という合図だよ」

健太が画面の根拠欄を指した。そこには過去案件の単価、仕入先から届いた最新価格、発注予定日が並んでいる。契約をまとめられそうな品目には、別の提案も出ていた。美咲は条件を確かめてから、発注内容を承認した。

発注が終わると、千代が請求台帳を開いた。届いた請求書は、見積書の品目と数量に分けて照合される。前払金がある案件では、その控除後の請求累計も表示された。小さな差異は、請求書の横に理由を書き込めるようになっていた。

「この外注費、見積にはあるけれど、請求台帳ではまだ一度も出ていないね」

「未請求なのか、見積に残ったままなのかを、現場に聞いてみよう」

美咲はすぐに現場へ確認を送った。以前なら、請求書が何枚もたまってから気づいていた差異だった。

諸経費の欄も、ひとつの大きな金額ではなくなった。現場経費と一般管理費に分かれ、算出の根拠と契約条件が見える。建設工事の諸経費は、参考情報では工事全体の5〜10％が目安とされ、工事規模によっては20％になる場合もある。けれど、画面の「20％」という数字だけで正しいと決めることはなかった。

「AIが20％だから正しいと言ったんじゃない。内訳を確認するきっかけを出したんだね」

美咲の言葉に、部長がうなずいた。AIの承認欄は空白のままだった。人が原資料を見て、契約と現場の事情を確かめたあとに、初めて印が入る仕組みだった。

部長は毎月、変化を表に記録した。見積担当者の作業時間、確認漏れの件数、差異を見つけた時期、外注費や機会損失の削減額。数字はまだ揺れていたが、差異を早く見つけられた月には、担当者の残業が少なかった。

「最初から全部の資料を読み直さなくてよくなったね」

部長がそう言うと、健太は湯気の立つ紙コップを持ち上げた。生成AIは下準備をし、根拠を並べる。最後に判断するのは、資料と仕事の事情を知る人だった。

夕方、美咲は一日の照合結果を保存した。過去見積や原価内訳は、あとから探しやすい形で整理されている。画面の端には、まだ確認待ちの項目が二つだけ残っていた。

「明日の朝、現場に聞いてから閉じよう」

窓の外では、工場の灯りが一つずつ消えていった。第1章の朝に机を埋めていた紙は、今は一枚の一覧にまとまっている。美咲はモニターを閉じ、赤い付箋のない机に、静かにカップを置いた。

数か月後の朝、新しい案件の見積作成が始まった。青葉設備の見積室は、以前と同じ窓辺にある。それでも、机の上に資料の山はなかった。美咲の前には、見積書と一杯の温かいお茶だけが置かれていた。

美咲は完成した見積書を保存した。続けて、関連する発注書と契約書を照合システムへ読み込ませる。PDFの文字はOCRで拾われ、ERPの購買履歴やPLMの部品情報とも静かに結びついていった。

「読み込み、終わりました。まずは問題なしの項目から確認します」

画面には、三つの箱が並んだ。「問題なし」「差異あり」「要確認」。以前なら、すべての資料を最初から目で追っていた。今は、赤い印のついた場所だけを開けばよかった。

健太は、差異の欄に表示された端子台を開いた。過去の単価と納期実績が、見積書の横に並んでいる。RAGが社内の最新原価台帳や過去の案件を探し、参照元も一緒に表示していた。

「前回より単価が高い。でも、これは仕入先の価格改定後の数字だね。納期も、今の実績と合っている」

千代は別の画面を開いた。請求台帳と発注書を照らし、前払金の控除欄を指でなぞる。

「この案件は前払金があるわ。控除の記載が、見積書にはまだないみたい」

美咲は「差異あり」の項目を一つずつ開いた。部品の数量が違って見えた箇所は、契約書の仕様変更が理由だった。AIが誤りと決めつけたのではない。変更前と変更後を並べ、確認が必要な場所を知らせていた。

「仕様変更のため、数量を更新。契約書の改訂版を根拠として確認済み」

美咲はそう入力し、確認者の欄に自分の名前を入れた。単価をそのまま承認することはなかった。けれど、全資料を一枚目から目視し直すこともしなかった。AIは差異を見つけ、人はその理由と根拠を確かめていた。

画面の片隅には、案件番号と担当部署が残っていた。AIの処理履歴も、健太と千代の確認記録も、時間とともに保存されている。あとから誰かが見ても、どの資料をもとに、誰が判断したのかがわかるようになっていた。

窓際で書類を見ていた部長が、ふっと笑った。

「赤い付箋は、なくなったんじゃない。貼る場所がわかるようになったんだ」

美咲は小さくうなずいた。次の見積書を開き、内訳欄へ順番に入力する。部品、数量、単価、諸経費、そして前払金控除の確認欄。空白のまま進める項目には、「要確認」と残した。

健太は単価表の更新日を確かめ、千代は請求台帳を閉じた。三人の手元に、赤い付箋は増えなかった。代わりに、画面の右下で「要確認」の文字が小さく灯っていた。

やがて、プリンターが短く音を立てた。新しい見積書が一枚、まっすぐに滑り出てくる。美咲はその紙を取り上げ、画面に残った小さな「要確認」をもう一度開いた。