税理士事務所が試算表と生成AIで経営改善提案を生むまで

午前八時前の税理士事務所には、コピー機の低い音が響いていた。窓の外を走る車の音に混じって、給湯室から湯の沸く音も聞こえる。水野は机いっぱいに広げた試算表と前月の報告書を、静かにめくっていた。

水野は、数字の小さな揺れを見つけるのが得意だった。売上の欄を指でなぞり、仕入、外注費、販管費の欄へ目を移す。赤いボールペンを握る手は、いつもていねいだった。

青葉製作所の報告書には、赤い線が何本も引かれていた。売上は前月より増えているのに、利益は細くなっている。外注費の伸びが大きく、販管費も少しずつふくらんでいた。

「販管費って、販売や会社の管理に使う費用でしたよね」

隣の机で、佐伯が画面をのぞき込んだ。水野はうなずきながら、家賃や事務用品、人件費などをまとめた箱のようなものだと説明した。勘定科目とは、同じ種類のお金を入れておく名前付きの箱である。

そのとき、電話が鳴った。朝の静けさを割る音に、水野は赤ペンを置いて受話器を取った。

「はい、水野会計事務所です」

「水野先生、山本です。売上はあるのに、なぜかお金が残らないんです」

受話器の向こうから、工場の機械が動く音がかすかに聞こえた。青葉製作所の山本社長は、いつもなら明るい声の持ち主だが、その朝は言葉の終わりが重かった。

「納品は順調なんですよね。支払いのほうで、何か変わったことはありましたか」

「急ぎの仕事が続いて、外注先に頼む量が増えました。材料も先に買いました。でも、お客さんからの入金は来月なんです」

山本社長は、言葉を探すように少し黙った。水野はその沈黙の間に、机の上の試算表へ目を落とした。

売上の欄は黒い数字で伸びている。仕入の欄も増えている。外注費の行には、前の月にはなかった大きな動きが見えた。けれど、その数字だけでは、急ぎの仕事で外注が増えたことも、入金を待つあいだに支払いが先に来たことも分からない。

「今月の利益は、前月より減っています。まずは経費を見直しましょう」

水野がそう伝えると、電話の向こうで山本社長は短く息を吐いた。

「経費を減らすのは分かります。でも、どこをどう減らせばいいのかが分からなくて」

その声を聞きながら、水野は返す言葉を失った。家賃を下げるのか。外注を減らすのか。材料を買う時期を変えるのか。試算表には、それぞれの金額は並んでいるが、仕事の流れまでは書かれていなかった。

「まず、入金と支払いの予定を整理しましょう。外注費が増えた仕事についても、少し詳しく教えてください」

水野はそう答えた。けれど、電話を切ったあとも、胸の奥に小さな引っかかりが残った。

佐伯が、机の端に置かれた報告書を見た。

「先生、試算表って、会社のお金の記録ですよね」

「そうだね。売上や仕入などを、月ごとに確認するための表だよ」

「では、青葉製作所で何が起きたかは、別に聞かないと分からないんですね」

水野は答えず、外注費の欄にもう一度、赤い線を引いた。線の先には、数字しかない。山本社長が話していた急ぎの仕事も、工場で残業する人の姿も、そこには映っていなかった。

これまで水野は、数字を正しく読み、間違いを見つけることに力を注いできた。だからこそ、「利益が減っています」「経費を見直しましょう」という言葉だけで面談を終えると、自分の仕事が途中で止まったように感じた。

机の上には、前月の報告書と今月の試算表が重なっている。水野は報告書に書いた「経費の見直し」という一文を、ゆっくり二重線で消した。

「この数字の先に、何があったのかを聞かないといけないな」

独り言のような声に、佐伯が顔を上げた。水野は新しい紙を取り出し、外注費の横に「どの仕事で増えたのか」と書いた。売上の横には「いつ入金されるのか」と書き、販管費の横には「毎月変わる費用か」と添えた。

試算表は、答えを書く紙ではないのかもしれない。水野は、そこに引いた赤い線が、山本社長と話すための印に変わり始めているのを感じた。

書棚の端には、会計データを整え、いつもの流れから外れた数字を確かめる生成AIの記事が置かれていた。水野はそれを手に取ったが、すぐに開くことはしなかった。まずは目の前の数字を正しく見て、社長の声と結びつけることから始めようと思った。

午後の青葉製作所で、山本社長は通帳の残高を何度も確かめていた。工場から金属を削る音が響く応接室で、水野は前回の提案書を机に置いた。

提案書には、短い言葉が二つ並んでいた。売上を増やすこと。経費を抑えること。水野は、それが一般的な改善提案にすぎないと、すでに感じ始めていた。 「先月も黒字でした。けれど、支払いの日が来ると、通帳が急に細くなるんです」

山本は通帳を閉じた。声は落ち着いていたが、指先は紙の端を強く押さえていた。 「売上を増やせばよい、という話ではないのですね」 「新しい注文を増やすほど、先に出ていくお金も増えます。材料を買い、外注先へ支払う。でも、お客さまからの入金は後です」

水野は提案書を裏返した。売上を増やすという言葉が、工場の流れに合っていなかった。注文が増えれば喜ばしいはずなのに、資金の動きは反対に苦しくなることがある。 「外注費が増えていることは、試算表でも見えていました」 「ええ。でも、忙しい時期だから仕方がないと思っていました」

水野は鞄から前月の試算表を取り出した。売上の行と外注費の行に赤い線を引いたが、二つの線だけでは、通帳の薄さを説明できなかった。 「この外注費は、いつ増えたものですか」 「繁忙期の加工です。けれど、請求書が届く月と、実際に仕事を頼んだ月がずれることがあります」

さらに話を聞くと、入金の遅れも重なっていた。納品は済んでいても、検収が終わるまで請求できない仕事があるという。試算表では売上が立っていても、通帳に入る時期までは分からなかった。

水野は黙って試算表の端をめくった。外注費の増加には、季節的な発注と入金の遅れが混ざっていた。そこへ、勘定科目の付け替えも重なっているようだった。 「経理の入力は、佐藤さんが担当されていますね」 「はい。忙しい時期は、私も確認を手伝っています」

山本が呼ぶと、経理担当の佐藤が小さく会釈をして入ってきた。佐藤は、加工会社から届いた請求書の控えを持っていた。 「この請求書の加工賃は、外注費に入れました」 「こちらの請求書も、同じ加工会社ですね」 「はい。ただ、別のときは製造経費に入れたかもしれません」

水野は請求書の明細と試算表を並べた。同じ種類の費用が、外注費と製造経費に分かれている可能性があった。別の請求書では、機械の手入れに関する費用が修繕費に入っていたが、加工の費用と一緒に請求されていた。

「同じ費用が、別の勘定科目に分かれているかもしれません」 水野の声が少し低くなった。 「それだと、外注費が本当に増えたのかも、まだ言い切れませんね」 「はい。まず請求書の番号と支払日を照らし合わせる必要があります」

山本は試算表を見つめた。数字が間違っていると決まったわけではない。それでも、数字だけを見て「外注費を抑えましょう」と言えば、現場で必要な加工まで止めてしまうかもしれなかった。 「社長、前回の提案は、急いでいました」 「水野さんが悪いわけではありません。私たちも、数字の中身を説明できていませんでした」

応接室に、工場の機械音が戻ってきた。水野は、試算表が隠していたのではなく、いくつもの事情を一つの科目に重ねていたのだと思った。

帰り際、水野は、会計ソフトから仕訳データをCSVで出し、生成AIに入力漏れや異常値を探してもらう方法を思い出した。その使い方は、米本合同税理士法人の解説にも紹介されている。 「でも、今日のデータを、そのままAIに渡すわけにはいかないな」

水野は、社名や取引先の情報をどう扱うかを考えた。読み込ませる前に、データの意味を確かめる必要がある。AIが外れた数字を見つけても、それが入力ミスなのか、繁忙期の正しい支出なのかを決めるのは、人の仕事だった。

工場の門を出ると、夕方の風が作業着の袖を揺らした。鞄の中では、売上を増やすと書いた提案書が、試算表の束に挟まっていた。 「試算表から提案を作るには、数字を並べ替えるだけでは足りない」 水野はそうつぶやき、請求書と入金予定を確かめるため、事務所へ戻る道を選んだ。

翌朝、西野は水野の机に、一枚のメモをそっと置いた。そこには「勘定科目を整えてから、生成AIに考えさせる」と書かれていた。西野の手には、まだ温かい紙コップのコーヒーがあった。

「水野さん。昨日の青葉製作所の件、少し試してみませんか」

水野はメモと、机の上の試算表を見比べた。数字は並んでいるのに、社長の不安につながる道筋は、まだ霧の中にあった。

「生成AIに、そのまま試算表を読ませるのですか」

「いいえ。最初に人が整えます。AIは、整った材料から考えるのが得意なんです」

西野はノートパソコンを開いた。画面には ChatGPT が表示されていた。けれど、入力欄にはまだ何も入っていない。

「顧客名や取引先名は消します。会社名はA社、外注先はB社のように置き換えます。住所や担当者名など、必要のない情報も入れません」

水野はうなずいた。便利そうな道具ほど、入り口を慎重にしなければならない。西野は、使っているサービスの設定も確認し、機密情報を守れる契約や環境を選ぶ必要があると付け加えた。

「会計データはCSVにして、必要な列だけ残します。日付、勘定科目、金額、摘要。まずは、それで十分です」

「勘定科目の確認は、AIに任せないのですね」

「はい。科目が正しいか、税区分は合っているか。そこは私たちが見ます。試算表の合計も、元の帳簿と突き合わせます。AIの読み違いを、数字の合計で見つけることもできますから」

西野は、紙の余白に小さな矢印を描いた。青葉製作所では、外注費の増え方や入金の時期に、現場の事情が隠れている。だから、社長や担当者への聞き取りも、人が行う仕事だった。

「AIに任せるのは、費用の変化を整理することです。前月や前年同月と比べて、どの科目が動いたかをまとめます。極端に大きい金額や、いつもの傾向から外れた取引を、確認する候補として出してもらうこともできます」

「異常だと決めるのではなく、候補を出すのですね」

「その通りです。何を異常と見るかは、先に決めておきます。そして、AIの指摘は参考情報です。最後に判断するのは人です」

西野は、画面の横に手順を書いた。①データ整形。②経営指標への置き換え。③前月・前年との比較。④外れ値の確認。⑤別の視点の追加。⑥改善提案の文章化。数字を順番に眺め直すと、試算表の山に細い道ができていくようだった。

「経営指標というのは、数字を会社の状態が見える形に直すことです。たとえば、売上に対する外注費の割合や、費用の増減です。金額だけでなく、動きとして見るんです」

水野は、前日の面談を思い出した。黒字なのに資金が残らない。外注費が増えた。入金の時期がずれた。勘定科目の中に隠れていた話を、順番にほどけば、社長に尋ねる言葉も変わるかもしれなかった。

「五つ目の、別の視点というのは何ですか」

「ローカルベンチマークです。会社の健康診断表のような道具です。財務の数字だけでなく、事業の強みや課題も一緒に見ます」

西野は、青葉製作所の強みをノートに書いた。短納期の加工技術。長く続く取引。少人数だからこその判断の速さ。試算表だけでは見えなかった言葉が、数字の隣に並んだ。

「数字が悪いから、経費を減らしましょう。そんな一言で終わらせないためですね」

「はい。見えている事実と、考えられる原因は分けます。分からないことは、追加で聞く質問にします。そのあとで、実行する行動と、確認する期限を置きます」

西野は、提案書の形を画面に出した。見えている事実。考えられる原因。追加で聞く質問。実行する行動。確認する期限。その五つに分ければ、AIが作った文章も、人が確かめる場所も見失わない。

水野は、試算表の赤い線を引き直した。以前は、減った利益を知らせる線だった。今度は、聞くべきことへ向かう線に見えた。

「では、青葉製作所のデータを、匿名化して整えてみましょう。合計を確認して、前月と前年同月を比べます。外れ値が出たら、山本社長に聞く質問を作ってみます」

西野が笑った。

「その質問に、現場の答えを重ねていきましょう。AIは文章を整えられます。でも、会社の本当の事情を話せるのは、社長や現場の人です」

水野はキーボードに手を置いた。まだ、うまくいくかは分からない。それでも、数字を眺めるだけの日々から一歩進める気がした。

「やってみよう。試算表を、社長と一緒に考えるための入口に変えてみます」

窓の外で、朝の光が紙の端に差し込んだ。水野は最初の列から、ひとつずつ不要な名前を消し始めた。

水野と西野は、匿名化した青葉製作所の試算表を、会計ソフトから出したCSVに整えていた。画面には取引先名を消し、勘定科目と金額だけを残した表が開いている。

「まず、日付、勘定科目、摘要、金額、税区分の列をそろえます。空欄や表記の揺れも、この段階で直しましょう」

水野はMicrosoft Excelで列の順番をそろえた。取引先名は削除し、会社名の代わりに案件記号を置いた。合計額が元の試算表と合うことを確かめてから、ChatGPTを開いた。この流れは、会計データをCSVにして生成AIで異常値を確認し、人が修正する手順として紹介されている米本合同税理士法人の解説にも通じていた。

「増加した費用と、確認すべき質問を整理してください。極端な金額があれば、理由と一緒に示してください」

水野は、顧客名や請求書番号が入っていない修正版のCSVだけを添付した。しばらくすると、画面に表が現れた。費用の動きを並べた一覧の中で、外注費の行だけに、赤い丸がついていた。

「外注費の急な増加です。外注先の単価上昇や、業務の過剰委託が考えられます」

西野は赤い丸を見つめ、うなずいた。青葉製作所では売上が大きく落ちていないのに、利益が細くなっている。外注費が増えたなら、単価の見直しを提案すればよい。西野はその文章を、提案書の下書きへ貼り付けようとした。

「このまま、原因と改善案の欄に入れましょうか」

水野の指が、マウスの上で止まった。赤い丸は、あくまで確認の合図だった。答えを決める印ではない。水野は元帳の画面を開き、外注費の明細と、月ごとの仕訳を一つずつ照らし始めた。

「外注費の増加は、元帳でも同じように見えています。でも、摘要の表記が途中で変わっていますね」

二人は紙の証憑を入れた箱を開いた。外注先から届いた請求書には、加工費と材料費が別々に書かれていた。一方、入力担当者は、材料を含む取引の一部を外注費の科目へ振り替えていた。AIが見つけた増加は本物だったが、その中身は一つではなかった。

「材料費まで外注費に入っていたら、単価が上がったとは言い切れません」

西野は、貼り付けかけた文章を消した。水野は請求書、仕訳帳、元帳を横に並べ、材料を含む取引を印づけした。課税や非課税の区分も、請求書と税理士の確認なしには決めない。読み取りや科目の提案に誤りが出ることがあるため、画面の答えだけで処理を進めないようにした。

二人は勘定科目の表記を統一した。加工を頼んだ費用は外注費に残し、購入した材料は材料費へ戻した。摘要も、後から内容が分かる言葉に整えた。そのあと、修正後の明細を集計し、合計額が元の試算表と一致するかを再確認した。

「直したデータだけを、もう一度渡します。最初の回答との差も残しておきましょう」

水野は新しいCSVを作り、ファイル名に修正日を付けた。ChatGPTには、先ほどと同じ質問を入力した。ただし、最初の出力、見つかった勘定科目のずれ、修正した内容を、事務所の確認記録に並べて保存した。二度目の回答では、外注費の増加は小さくなり、材料費の変化が別の項目として現れた。

「単価の見直しは、結論ではなく、山本社長に聞く質問にしましょう」

提案書の質問欄には、こう書き換えた。「外注費のうち、材料を含む取引はどれか」「入金前に支払いが発生する案件はどれか」。さらに、外注先ごとの支払条件、材料を先に買う案件、入金の時期も聞く項目に加えた。数字の理由を社長の言葉で確かめてから、単価や発注方法を考えるためだった。

水野は、ローカルベンチマークで確認する視点も、質問の横に小さく添えた。利益の変化だけでなく、取引の流れや資金が残らない時期を聞けば、試算表の数字が現場の出来事とつながる。AIが作った文章は、経営改善の答えではなく、面談の入口になった。

「根拠と仮説を、同じ色で書かないようにしましょう」

提案書の最後には、三つの欄を設けた。根拠となる勘定科目、確認済みの資料、まだ確認していない仮説である。外注費と材料費の内訳は資料で確認済みと記し、支払時期が資金繰りに影響している可能性は、未確認の仮説として残した。赤い丸の理由も、どのデータを見て出た指摘か分かるようにした。

「AIは答えを出す人ではなく、見落としを知らせる助手だね」

西野は、事務所の運用ルールを書き足した。顧客名、住所、請求書番号、口座情報などはChatGPTへ入力しない。匿名化したデータだけを使い、利用するサービスのデータ設定を確認する。ChatGPTの「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにする確認も、作業前の手順に入れた。

最後に、提案書には税理士の最終承認欄を置いた。元帳と証憑を見た人、勘定科目を直した人、顧客へ説明する税理士を分けて記録するためだ。西野が印刷した紙には、外注費の赤い丸と、その下に並ぶ確認済みの資料、これから聞く質問があった。

その日の午後、山本社長との面談予定が決まった。水野は提案書を閉じる前に、もう一度合計額を確かめた。赤い丸は消えなかったが、その意味は、単純な答えから確かな問いへ変わっていた。

整合性を確かめた一枚の提案書を手に、水野は青葉製作所の門をくぐった。前は数字を報告するだけだった面談が、その朝、原因を確かめて行動を決める時間へ変わり始めた。

工場の扉が開くと、金属を削る音が朝の空気を震わせていた。以前、山本社長は「売上はあるのに、お金が残らない」と曇った声で話していたが、この日は自分から水野を応接室へ招いた。

「今日は、数字の説明だけではありません。次に何を確かめ、何を試すかまで、一緒に決めたいと思っています」

水野が机に置いた提案書は、三つの欄に分かれていた。上から、「試算表から確認できた事実」「聞き取りで分かった事情」「すぐ試す行動」と、青い線で区切られている。

「最初の欄には、外注費が前月より大きく動いたことを書きました。ただし、これだけで外注費を減らすとは考えていません」

山本は紙に顔を近づけた。そこには、前章で元帳と証憑を確認した結果も添えられていた。材料費から振り替えられていた取引を直したうえで、なお確認が必要な動きだけが残されている。

「外注には、納期を守るために必要なものがあります。うちでは、社内の機械が空かないとき、協力会社に加工を頼みます」

山本は少し考え、工場の奥を指さした。そこには、修理中の加工機と、納品を待つ部品の箱が並んでいた。けれど、忙しい時期が過ぎても、昔からの付き合いだけで続いている外注もあるという。

「必要な外注と、慣例で続いている外注を分けて見ないと、納期にも現場にも無理が出ますね」

「はい。削るか残すかではなく、なぜ頼んだのかを記録しましょう」

水野は、生成AIが作った質問を提案書の二枚目に印刷していた。「この外注は納期を守るためか」「見積もりに外注費を反映したか」「入金はいつの予定か」。AIの答えをそのまま使うのではなく、社長に確かめるための問いに直してある。

会計ソフトからCSV形式で出した仕訳データを生成AIに読み込ませ、入力漏れや異常な取引を確認する方法は、米本合同税理士法人の解説にも紹介されている。水野は、その確認を提案づくりの入口に置き、最後の判断は元帳、証憑、そして現場の聞き取りで行っていた。

山本は、三つの質問をゆっくり読み上げた。入金については、請求書を出した日、入金予定日、実際に入った日を並べて確認することにした。見積もりには外注費の欄を設け、受注の時点で見込額を書き込むことも決まった。

材料費と外注費の分け方については、工場長と経理担当者も交えて話した。材料を自社で購入したものは材料費、加工そのものを外部に頼んだものは外注費とし、迷う取引は証憑を添えて水野へ確認する。分類の決め方が、担当者の記憶だけに残らないように、短いルールとして残すことになった。

「これなら、月末になってから慌てて探さなくてよさそうです」

経理担当者の声に、山本は小さくうなずいた。以前の応接室には、試算表の数字を追う沈黙が長く続いていた。今は、工場の音を聞きながら、数字の後ろにある仕事を一つずつ確かめている。

帰り際、水野は次の月から使う新しい様式を見せた。そこには、「前月との差」「異常な変化」「社長に聞く質問」「次回までの行動」の四つの欄がある。試算表を受け取るたびに一枚へまとめ、面談の前に社長へ送る運用にした。

「この紙があれば、報告を聞いて終わりにはなりませんね」

「はい。次に何をするかが、次の試算表にも残ります」

山本は提案書を折らずに、机の透明なケースへしまった。数字を怖がるように見ていた目が、今は次の確認先を探している。工場の朝には、機械の音に混じって、入金予定を確かめる電話の声が聞こえていた。

その後の面談で、水野が最初に読む言葉は変わった。「利益が減っています」ではなく、「前月と違う動きはここです。理由を確かめ、次回までにこれを試しましょう」と伝えるようになった。山本もまた、報告を受け取るだけでなく、現場の担当者と原因を確かめ、決めた行動を次の面談へ持ち込むようになった。

一枚の提案書は、工場の数字を変える魔法ではなかった。けれど、数字と仕事を同じ机に置き、人と人が話し始めるきっかけになった。

数か月後の朝、水野の事務所では、共有フォルダに青葉製作所の新しい試算表が届いた。画面には、前回から動いた勘定科目と、生成AIが作った確認案が、朝の光の中に並んでいた。

「外注費の動きが大きいですね。売掛金の入金予定も、ひとつ確認が必要です」

西野が画面をのぞき込んだ。水野はうなずきながら、前月のファイルを隣に開いた。赤い線だけを引いていたころと違い、数字の横には小さな質問が添えられていた。

西野は、AIに渡す前に会社名や取引先名を別の記号へ置き換えた。誰の情報か分からないようにする匿名化だった。それから、勘定科目の表記をそろえ、会計ソフトから出したCSVを整えた。

「今回は、いつもの流れから大きく外れた数字を探してもらいます。外れ値という言葉は、いつもと違う動きのことです」

西野が入力すると、生成AIは外注費の増加、入金の遅れ、前月にはなかった費用を表にした。さらに、「理由を確認する」「見積もりへの反映を検討する」といった提案案も添えた。けれど、水野はそのまま採用しなかった。

「AIの案は、地図のようなものです。元帳と証憑を見て、山本さんから聞いた話と重ねてみましょう」

水野は請求書と作業記録を開いた。外注費の一部には、新しい設備の試運転に必要な作業が含まれていた。試算表だけでは、費用が増えた事実は見えても、その背景までは決められなかった。

そのとき、電話が鳴った。山本社長からだった。

「水野先生、今回はこの費用の理由を先に説明できます。新しい設備を入れたので、いつもの外注ではありません」

「それなら、設備を入れた時期と、売上への影響から確認しましょう。次に、その費用を今後の見積もりへどう反映するか、一緒に整理しませんか」

以前の水野なら、試算表を読み上げてから「経費を見直しましょう」と伝えていた。今は、数字の説明より先に、何が起きたのかをたずねる。山本の声にも、報告を受ける人の硬さではなく、次の相談を始める明るさがあった。

壁には、小さなチェック表が貼られていた。確認した日付、確認者、修正した内容、元帳や証憑との照合結果が、短い文字で残っている。西野はAIの提案を直した箇所に丸をつけ、水野は最後の欄に「社長確認済み」と書き加えた。

夕方になると、最初に水野が悩んでいた試算表の束は、机の端から姿を変えていた。顧問先ごとに、確認する質問と次の行動予定が添えられた薄いファイルになっている。紙の重さは減ったが、そこに書かれた会話の気配は、前よりも濃かった。

窓の外では、青葉製作所へ向かう車の音が遠くに聞こえた。水野は次の試算表を開き、数字の奥で誰かが機械を動かし、電話をかけ、入金を待っている風景を思い浮かべた。

そして、画面の余白に静かに書き込んだ。

「この変化は、いつから始まりましたか」